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• Appel de fonds :
somme demandée aux copropriétaires pour régler les charges courantes, les dépenses de travaux ou toute autre dépense. Le montant et la date d’exigibilité sont établis sur la base du budget prévisionnel ou des résolutions votées en AG. Chaque copropriétaire y contribue à hauteur de ses tantièmes.
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• Assemblée Générale :
c’est l’organe d’expression collective des copropriétaires. Réunion de tous les copropriétaires qui se tient obligatoirement au moins une fois (AG ordinaire) par an pour approuver les comptes, fixer le budget, prendre toute décision concernant l’entretien de la copropriété. Elle peut aussi être extraordinaire ou spéciale, il s’agit alors d’une réunion exceptionnelle qui a lieu si une décision majeure, relative à la copropriété, doit être discutée et prise.
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• Assemblée Générale ordinaire :
réunion qui se tient au moins une fois l’an, à laquelle sont conviés par le syndic, tous les copropriétaires, afin qu’ils prennent part aux votes des résolutions à l’ordre du jour, notamment l’approbation des comptes de l’exercice écoulé et l’adoption des budgets des années suivantes.
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• Assemblée Générale extraordinaire :
il s’agit d’une assemblée qui n’est pas « ordinaire ». On peut y débattre de tous les problèmes et de questions spécifiques : travaux, etc., sur lesquelles on a pu délibérer en AG ordinaire ou lorsque des décisions importantes et urgentes doivent être prises en cours d’année et ne peuvent pas attendre la tenue de l’AG ordinaire suivante. Les règles de convocation, déroulement, votes sont exactement les mêmes que pour les assemblées générales ordinaires.
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• Avance permanente de trésorerie :
réserve financière prévue dans le règlement de copropriété et plafonnée à 1/6e du budget annuel de charges. Somme avancée par les copropriétaires à la copropriété afin de faire face aux éventuelles tensions de trésorerie passagères. Il est impossible d’être à découvert sur un compte bancaire de copropriété, donc l’avance de trésorerie est une bonne pratique permettant de faire face au paiement d’une facture significative (comme la prime d’assurance qui se paye en une fois chaque année), ou à une situation passagère où certains copropriétaires auraient du mal à payer leurs charges dans les délais, mettant en risque la trésorerie de la copropriété. Le montant de l’avance permanente versée par le copropriétaire doit lui être remboursé s’il revend son appartement. La quote-part totale est alors appelée à l’acquéreur.
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• Budget prévisionnel :
budget voté en AG avant le début d’exercice comptable pour calculer les appels de fonds prévisionnels de chaque copropriétaire. Il est destiné à couvrir toutes les dépenses courantes de l’année à venir ; sont compris les travaux d’entretien courants et menues réparations, les différents contrats d’entretien (espaces verts, ascenseur, chaudière collective…) et les frais d’administration (assurance, honoraires de Syndic…). Le budget prévisionnel est voté avant le début de l’exercice qui le concerne. Il est réglé par tous les copropriétaires, chaque début de trimestre, sous la forme de « provisions ».
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• Carnet d’entretien :
tout immeuble en copropriété doit avoir son carnet d’entretien. Ce document répertorie des informations techniques liées à la maintenance (contrats d’entretien) et aux travaux effectués dans l’immeuble (listes des travaux). Il doit être réalisé, tenu et mis à jour par le syndic de copropriété. Le carnet d’entretien peut être consulté par les copropriétaires.
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• Charges de copropriété :
chaque copropriétaire a l’obligation de contribuer au paiement des charges communes dues à l’entretien, l’administration et la conservation de l’immeuble. Lors des assemblées générales est déterminé un budget annuel en fonction des dépenses réelles de charges de l’année passée auxquelles sont additionnées les augmentations estimées pour l’année en cours et à venir.
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• Charges de copropriété :
elles comprennent les tâches liées à l’administration (honoraires du syndic...), la conservation (réfection de la toiture...) et l’entretien des parties communes (ménage...). Les copropriétaires doivent tous participer au règlement des charges générales à hauteur de leur quote-part (définie par le règlement de copropriété), même si la dépense ne présente aucune utilité directe pour leur lot de copropriété.
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• Charges spéciales :
elles comprennent les dépenses liées aux services collectifs et équipements communs (par exemple, l’ascenseur...). Ces charges sont payées en fonction de l’utilité et de la possibilité pour les copropriétaires d’utiliser ces services ou équipements. La participation effective de chaque lot à ces charges spéciales est définie par le règlement de copropriété.
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• Conseil syndical :
Le conseil syndical est composé de membres élus de la copropriété. Il coordonne les relations entre le syndic et les copropriétaires et assure une mission consultative, d’assistance et de contrôle du syndic. Les membres du conseil syndical ne sont pas rémunérés.
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• Destination de l’immeuble :
en principe définie dans le règlement de copropriété, elle indique l’usage de l’immeuble (habitation, bureau, commerces ou professionnel) et peut par extension restreindre les droits des copropriétaires en matière de jouissance (usage) des parties communes et même des parties privatives.
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• Équipement commun ou collectif :
dispositif pouvant procurer des services à tous les lots et dont la copropriété entière a la charge.
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• État daté :
ce document permet à l’acheteur du lot de connaître plus précisément le montant des charges de copropriété qu’il aura à payer, et si le vendeur est à jour de ses règlements. Il permet également de connaître l’état technique de l’immeuble et de fournir des informations d’ordre juridique sur la copropriété. C’est le notaire qui sollicite le syndic pour l’établissement de l’état daté. Le syndic engage alors sa responsabilité professionnelle sur la validité des informations communiquées et perçoit des frais de mutation. Ce document est payant, son tarif est indiqué dans le contrat conclu avec le syndic. Un état daté datant de moins d’un mois doit être fourni par le syndic lors de la signature de l’acte définitif de vente du bien immobilier.
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• État descriptif de division (EDD) :
il s’agit d’un document technique obligatoire qui contient les informations essentielles concernant l’immeuble (situation géographique, référence cadastrale, superficie...). Il précise notamment, pour chaque lot, son numéro d’identification, sa description (nombre de pièces, loggia...) et sa situation (ex : 3e étage gauche). L’EDD fixe également la quote-part de parties communes pour chaque lot.
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• Extranet :
espace numérique sécurisé introduit par la loi ALUR, sur lequel le syndic de copropriété doit mettre à disposition du conseil syndical et des copropriétaires l’ensemble des documents dématérialisés relatifs à la gestion de l’immeuble : le règlement de copropriété, l’état descriptif de division, la fiche synthétique de la copropriété, le carnet d’entretien de l’immeuble, les différents contrats en cours, les PV des dernières AG ou encore des éléments comptables.
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• Fonds de travaux :
les copropriétés sont dans l’obligation de constituer une provision appelée « fonds de travaux » pour parer à d’éventuels travaux à financer sur l’immeuble. Cette cotisation annuelle doit être égale au minimum à 5 % du budget prévisionnel. C’est une façon d’anticiper et de mieux supporter les dépenses imprévues. Les sommes versées au titre du fonds travaux seront attachées aux lots et définitivement acquises au syndicat des copropriétaires.
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• Majorité absolue :
pour qu’une décision à l’article 25 (ou autrement dit à la majorité absolue) soit adoptée, il faut obtenir un vote représentant plus de la moitié des millièmes de la copropriété. Le vote ne porte pas sur le nombre de voix des présents ou représentés, mais sur l’ensemble des voix de toute la copropriété (absents compris).
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• Majorité simple :
pour qu’une décision à l’article 24 (ou autrement dit à la majorité simple) soit adoptée, il faut obtenir un vote représentant plus de la moitié des millièmes des copropriétaires présents ou représentés ou ayant voté par correspondance.
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• Mandant :
celui qui donne mandat (pouvoir) à quelqu’un pour exécuter quelque chose en son nom.
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• Mandataire :
celui qui reçoit mandat (pouvoir) et il exécute alors des prestations déterminées au nom et pour le compte de son mandant.
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• Mutation :
changement de propriétaire (en cas de vente ou de succession).
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• Ordre du jour :
liste de questions qui donneront lieu à délibération et vote lors de l’AG.
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• Parties communes :
les parties communes sont des parties de l’immeuble destinées à l’usage de tous les copropriétaires ou plusieurs d’entre eux et dont la propriété est partagée entre eux (ascenseur, escalier, toiture, chauffage collectif, colonnes montantes, etc.).
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• Parties privatives :
les parties privatives sont des parties de l’immeuble réservées à l’usage exclusif et la propriété d’un copropriétaire déterminé (appartement, garage, chauffage individuel, etc.).
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• Pouvoir :
document permettant à un copropriétaire de se faire représenter par un mandataire lors d’une AG à laquelle il ne peut assister. Son représentant peut être toute personne physique de son choix, copropriétaire ou non, à l’exception du syndic, de son conjoint ou de ses préposés.
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• Procès-verbal d’Assemblée Générale :
compte- rendu d’AG rédigé par le secrétaire de séance, vérifié et signé en fin de réunion par le président et le(s) scrutateur(s) désignés pour cette AG. Il est diffusé par le syndic aux copropriétaires dans le mois suivant l’AG. Il transcrit les résultats des votes correspondant à chaque résolution. La feuille de présence des copropriétaires doit être annexée à ce dernier. Il doit aussi être inscrit dans un registre spécial, il doit être diffusé par lettre recommandée avec accusé de réception aux copropriétaires opposants au projet, ainsi qu’à ceux s’étant abstenus de vote.
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• Quote-part :
permet de déterminer le nombre de voix dont dispose le copropriétaire en AG et sa participation aux charges. Elle est exprimée en tantièmes.
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• Résolution :
décision prise en AG. Elle peut être adoptée, rejetée ou reportée.
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• Solde de charge ou régularisation annuelle des charges :
le solde du compte annuel correspond à la régularisation comptable des charges de l’exercice écoulé, c’est-à-dire la différence entre les dépenses réelles de la copropriété et les appels de fonds versés par les copropriétaires. Le solde est obligatoirement approuvé en AG. En cas de vente en cours d’année, le trop ou moins perçu sur provisions (appels de fonds) est à la charge ou au bénéfice de celui qui est copropriétaire lors de l’approbation des comptes. Ainsi, le copropriétaire en titre au moment de l’approbation annuelle des comptes n’a pas à demander le paiement.
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• Tantième :
unité de mesure des quotes-parts de copropriété.
