Se préparer à la comparaison des offres des syndics de copropriété
Déterminer les besoins spécifiques de votre copropriété
Avant de comparer les propositions de prestation des syndics souhaitant vous accompagner, il est nécessaire de réfléchir aux besoins de votre copropriété :
- Taille, nombre de lots ;
- Équipements à gérer (ascenseur, parking, espaces verts) ;
- Niveau de délégation envisagé.
Il est également important d’identifier les problématiques auxquelles vous êtes confronté, celles qui vous poussent à recruter un syndic de copropriété :
- Retard dans les travaux ;
- Manque de communication ;
- Défaut de gestion entraînant un déficit budgétaire (sélection des prestataires ou suivi).
Enfin, le conseil syndical définit des critères de qualité prioritaires dans son choix :
- Proximité géographique ;
- Outils digitaux à disposition ;
- Prix ;
- Disponibilité, réactivité, transparence.
Enquêter sur les syndics candidats
La première étape est de vérifier que le syndic exerce son activité conformément à la loi, c’est-à-dire qu’il est titulaire d’une carte professionnelle au nom du gérant, d’une garantie financière et qu’il est assuré pour sa responsabilité civile.
Intéressez-vous à leur organisation interne. Avez-vous affaire à une équipe dédiée ou à un interlocuteur unique ? Le service technique est-il intégré ou sous-traité ? Réclamez-leur des références, des exemples de gestion de copropriétés semblables à la vôtre.
Les copropriétaires et plus particulièrement les membres du conseil syndical doivent pouvoir échanger facilement avec le gestionnaire. Outre les avis clients et les retours d’expérience sur d’autres immeubles administrés, assurez-vous que les outils de communication sont à la hauteur de vos attentes :
- Plateforme de gestion ;
- Application mobile ;
- Suivi des demandes en ligne.
Comprendre les modalités du contrat de syndic
Les prestations de base obligatoires
Les missions obligatoires des syndics de copropriété professionnels sont définies par les lois :
- Convoquer au moins une Assemblée Générale par an, en respectant les étapes, rédiger le procès-verbal et exécuter les nouvelles décisions votées ;
- Faire appliquer le règlement de copropriété ;
- Veiller à l’entretien des parties communes (sélectionner les prestataires, suivre chaque ordre d’intervention) ;
- Tenir la comptabilité (budget prévisionnel, appels de fonds, recouvrement des charges impayées) ;
- Mettre tous les documents et justificatifs à dispositions des copropriétaires ;
- Représenter les copropriétaires dans les actes civils et en justice pour défendre leurs intérêts.
La durée et les clauses du mandat
La durée du mandat est votée en AG, elle est d’au maximum 3 ans. Le mandat doit mentionner cette durée, ainsi que d’autres éléments :
- Conditions de résiliations ;
- Missions ;
- Détails des prestations de base et exceptionnelles ;
- Numéro Siret du syndic ;
- Références de la carte professionnelle, de la RC Pro et de la garantie financière.
Les frais annexes et les prestations supplémentaires
Certaines prestations, comme les états datés, l’organisation d’Assemblées Générales extraordinaires ou le suivi d’importants travaux sont facturés hors forfait. Parfois, les mandats contiennent des coûts cachés : déplacements, reprographie, frais de relance.
Pour éviter les mauvaises surprises, il faut bien étudier les nombreux détails du mandat. Ce n’est pas toujours évident de comparer, car certains syndics facturent au forfait et d’autres à l’acte ou à l’heure.
Les aspects financiers du mandat de syndic
La gestion des comptes bancaires de la copropriété
La gestion des comptes des copropriétés est encadrée par la législation. Elle impose l’obligation d’un compte séparé. La loi ALUR exige par ailleurs la constitution d’un fonds de réserve isolé qui permet d’assurer la prise en charge des travaux d’entretien et de conformité nécessaires.
La transparence et les outils de gestion à disposition
Le syndic est soumis à une obligation de transparence qui s’applique particulièrement aux points comptables. Il établit un reporting financier au moins une fois par an pour la préparation de l’assemblée générale. Il reprend notamment le détail des dépenses et des appels de fonds. Tous les documents liés à la gestion financière des copropriétés doivent être accessibles en ligne : contrats, devis, factures, suivi des interventions.
Faites le choix d’un syndic qui vous permet un suivi en ligne des opérations grâce à des tableaux de bord et une messagerie dédiée.
Les syndics ont eux aussi des obligations de résultats qualitatifs, interrogez-les sur leur taux de résolution des demandes, sur leur délai de traitement des sinistres ou sur leur taux de recouvrement des impayés.
Copropriétaires et membres de conseil syndical, Citya met ses décennies d’expérience à votre service pour gérer votre copropriété de manière conforme et optimisée.