Déterminer les besoins de votre copropriété
Tous les copropriétaires n’ont pas les mêmes attentes quant à la gestion de leur immeuble. Le bon syndic est celui qui vous correspond le mieux.
Syndic professionnel ou syndic bénévole
Le syndic bénévole permet d’économiser les frais de mandat, mais nécessite un gros investissement personnel de la part des propriétaires. Il est plutôt adapté aux petites copropriétés.
- Le syndic professionnel offre :
- Une expertise ;
- Un suivi administratif, technique et comptable ;
- Une garantie financière ;
- Une assurance responsabilité civile professionnelle ;
- Des outils digitaux.
Les copropriétaires décident ensemble de la solution appropriée selon leur disponibilité, leurs compétences et la taille de l’immeuble.
Le cahier des charges de la copropriété
C’est le conseil syndical, représentant de l’ensemble des copropriétaires, qui établit le cahier des charges, le plus précisément possible :
- Fréquence des visites ;
- Reporting financier ;
- Outil de communication ;
- Travaux prévus ;
- Gestion des impayés ;
- Niveau d’entretien nécessaire.
Bon à savoir : pour éviter les quiproquos et les mauvaises surprises, les objectifs doivent être clairs et mesurables.
Les 5 critères phares d’un syndic de copropriété premium
Comment engager un syndic de copropriété compétent ? Attachez-vous à ses qualités et à sa performance.
1 – La transparence financière et administrative
L’activité de syndic est encadrée par la loi. Le décret Novelli de 2010 impose aux syndics de copropriété une liste de tâches nécessaires à la gestion annuelle et donc incluses dans le forfait de base. Par exemple :
- Convocation et tenue des AG ordinaires ;
- Comptabilité ;
- Budget prévisionnel ;
- Compte séparé ;
- Suivi des contrats d’entretien ;
- Appel d’offres, comparaison des devis.
Le contrat doit identifier ces missions dans le cadre des honoraires forfaitaires et distinguer les prestations hors gestion courante qui sont facturées indépendamment.
2 – La solidité de l’expertise légale et technique
La gestion d’une copropriété nécessite un suivi réglementaire strict : diagnostics, sécurité et conformité, ERPS si un lot correspond à un local commercial, etc. Le syndic doit être capable d’anticiper les gros travaux au moyen du PPPT (Projet de Plan Pluriannuel de Travaux) et de la mise en place obligatoire du fonds travaux. Il est essentiel d’avoir un syndic formé, qui connaît et respecte la règle.
3 – La réactivité et la qualité de la communication
La réactivité se mesure à la disponibilité téléphonique, au délai de réponses à une demande par mail et à la rapidité de traitement des urgences. Un syndic qui montre des signes de faiblesse à ce niveau-là est à éviter.
Les modalités digitales proposées sont également importantes pour la communication et la gestion à distance.
4 – La proximité et la connaissance du terrain
Un syndic trop éloigné est souvent moins efficace. Il gère le quotidien de la copropriété. Cela nécessite des visites régulières et une compréhension des spécificités du quartier.
5 – La stabilité de l’équipe
Le turn-over des gestionnaires de syndic est une problématique récurrente pour les copropriétaires. Un syndic stable évite les erreurs comptables et les retards.
Renseignez-vous sur l’ancienneté du gestionnaire, la taille du portefeuille et le fonctionnement de l’équipe support.
Les 4 étapes de la mise en concurrence des syndics
1 - Le lancement de l’appel d’offres
Cette phase est cruciale, elle comprend plusieurs étapes préparatoires :
- Rédaction du cahier des charges ;
- Envoi à plusieurs syndics ;
- Entretiens.
2 - La comparaison des mandats
Les syndics ont l’obligation de présenter des contrats types qui permettent une confrontation plus facile. Il faut identifier les frais cachés et se méfier des propositions trop basses.
3 - L’inscription de la résolution à l’ordre du jour de l’assemblée générale
Toutes les décisions liées à la copropriété doivent être votées en AG. Comme le contrat de syndic est signé pour une durée de 1 à 3 ans, le vote est possible lors de l’AG annuelle.
Le projet de contrat et le comparatif des propositions sont joints à la convocation pour que les copropriétaires puissent en prendre connaissance en amont.
4 - Le vote des copropriétaires en AG
Lors de l’AG, il est nécessaire d’atteindre le quorum, c’est-à-dire d’avoir un minimum de membres présents, représentés ou votant à distance. Pour être adoptée, une résolution doit obtenir la majorité. Si elle ne l’obtient pas au premier tour, on organise un second tour.
Après le vote, le nouveau syndic de copropriété prend ses fonctions.
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